Mẹo Quản Trị Máy Chủ Mail Hay Nhất Mà Bạn Nên Biết Để Áp Dụng

Gửi mail, làm việc qua mail đã trở thành quy định bắt buộc của rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. Số lượng mail hằng ngày gửi đến và đi chiếm số lượng lớn đáng kinh ngạc. Tuy nhiên, bạn thường xuyên nhận phải hàng loạt thư rác, spam hoặc chứa nhiều virus. Ngoài ra, luôn phải lo lắng vấn đề bảo mật thông tin nội bộ bị rò rỉ.

Vậy phải làm gì? Theo dõi bài viết quản trị máy chủ mail VNSO giới thiệu cho bạn ngay sau đây nhé!

1. QUẢN TRỊ MÁY CHỦ MAIL LÀ GÌ?

Máy chủ Email (Email Server) là một máy chủ thư điện tử, dùng để gửi và nhận thư điện tử. Có thể nói đây là một giải pháp tuyệt vời để giao tiếp thư tín nội bộ hay trao đổi thư tín với các khách hàng, đối tác.

Một máy chủ mail hoạt động với các chương trình khác nhau để tạo ra một hệ thống nhắn tin. Hệ thống nhắn tin bao gồm tất cả các ứng dụng cần thiết để giữ cho email hoạt động trơn tru. Khi một mail được gửi đi, một chương trình chẳng hạn như Microsoft Outlook sẽ chuyển tiếp thư đến một máy chủ mail khác hoặc đến một vùng lưu giữ trên cùng một máy chủ để được chuyển tiếp sau đó.

2. CÁC LOẠI MÁY CHỦ MAIL

Máy chủ Mail có thể được chia làm 2 loại: Máy chủ thư đến và máy chủ thư đi.

2.1. Máy Chủ Thư Đến

Có chức năng lưu trữ thư và gửi thư đến hộp thư của người dùng. Trong đó, Giao thức Bưu điện 3 (POP3) và Giao thức truy cập thư Interrnet (IMAP) là hai loại máy chủ thư đến chính.

POP3: Chẳng hạn, nó sẽ tải email từ một máy chủ và lưu trữ các email đến trên một thiết bị duy nhất cho đến khi người dùng mở ứng dụng email này. Sau khi người dùng tải xuống email, email sẽ tự động bị xóa khỏi máy chủ trừ khi cài đặt “giữ thư trên máy chủ’’ được bật.

Đã có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ interrnet cung cấp cho người dùng tài khoản email POP3 vì chúng tiết kiệm khá nhiều dung lượng.

IMAP: Cho phép người dùng xem trước, xóa và sắp xếp email trước khi chuyển chúng đến nhiều thiết bị từ máy chủ email. Các bản sao của email được để lại trên máy chủ cho đến khi người dùng xóa chúng.

2.2. Máy Chủ Thư Đi

Chúng hoạt động bằng cách để máy của người dùng giao tiếp với giao thức truyền thư đơn giản (SMTP), xử lý quá trình gửi mail. Máy chủ SMTP hoạt động với các loại máy chủ thư khác, cụ thể là POP3 hoặc IMAP để gửi email từ các ứng dụng email.

3. Quá Trình Gửi Một Email Như Thế Nào?

– Người dùng soạn email bằng ứng dụng email của bên thứ 3. Chẳng hạn như Outlook và nhấn Gửi.

– Ứng dụng email khách kết nối với máy chủ SMTP.

– Máy chủ SMTP xác định và xử lý địa chỉ email của người nhận. Các nội dung của thư và các tệp đính kèm bổ sung.

– Nếu tên miền giống với tên của người gửi, thư sẽ được chuyển trực tiếp qua POP3 hoặc IMAP. Nếu tên miền khác, máy chủ SMTP giao tiếp với hệ thống tên miền (DNS) để tìm máy chủ của người nhận. DNS chuyển tên miền email của người nhận thành địa chỉ Giao thức Internet (IP).

– Địa chỉ IP của người nhận kết nối với máy chủ SMTP. Khi IP được xác định, tin nhắn đã gửi sẽ được định tuyến giữa các máy chủ SMTP không liên quan cho đến khi nó đến đích.

– Máy chủ SMTP của người nhận xử lý email. Nó kiểm tra tin nhắn và chuyển nó đến máy chủ IMAP hoặc POP3. Sau đó, email được đặt trong một hàng thư đợi cho đến khi người nhận lấy nó.

Quá trình gửi mail

4. Lợi Ích Khi Sử Dụng Dịch Vụ Quản Trị Máy Chủ Mail

– Bạn có thể kiểm soát cả máy chủ và email của bạn

– Tùy chọn ứng dụng mà bạn muốn sử dụng, sau đó thoải mái điều chỉnh chúng cho các nhu cầu của mình

– Truy cập tập tin thô trong hộp thư của người dùng

– Từng cá nhân trong cùng công ty có thể trao đổi thông tin qua lại nhanh chóng và an toàn, bảo mật

– Gửi email và nhận email thông qua Internet trực tiếp với những tên miền cụ thể của từng tổ chức

– Hạn chế tối đa khả năng nhận các spam, quảng cáo hay virus

– Thiết lập được dung lượng tối đa cho từng người dùng mail server.

5. Máy chủ mail vật lý so với máy chủ mail điện toán đám mây

Máy chủ mail vật lý có thể được đặt tại các đơn vị lưu trữ ví dụ như VNSO. Việc quản trị máy chủ mail tại đơn vị lưu trữ bạn sẽ được quản lý và duy trì tất cả về cơ sở hạ tầng. Máy chủ mail đám mây sẽ được lưu trữ bằng điện toán đám mây. Và đường nhiên sẽ không có lựa chọn nào là tốt nhất. Nó sẽ phụ thuộc vào từng doanh nghiệp, số lượng người sử dụng và mức độ bảo mật cần thiết.

6. Cân nhắc khi chọn một đơn vị quản trị máy chủ mail

Nếu bạn muốn thuê một máy chủ mail hoặc đơn vị quản trị chúng, trước hết phải tính đến những điều sau:

Security

Dịch vụ email nên sử dụng các công cụ tiên tiến để bảo vệ thông tin. Các tính năng khác mà nhà cung cấp, quản trị máy chủ email có thể cung cấp bao gồm các công cụ mã hóa, chống phần mềm độc hại, lọc thư rác và ngăn chặn việc mất dữ liệu.

Chi phí

Máy chủ email vật lý thường có chi phí thuê trả trước cao hơn. Tuy nhiên, lại cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết hơn đối với hệ thống bảo mật. Các dịch vụ dựa trên đám mây thường có chi phí trả trước ít hơn và ít yêu cầu bảo trì hơn.

Lưu trữ

Đảm bảo nhà cung cấp phải cung cấp đủ dung lượng để lưu trữ email. Một số dịch vụ cũng có thể cung cấp tùy chọn để tự động chuyển các tin nhắn cũ vào kho lưu trữ.

Khả năng tương thích

Các dịch vụ email cũng có thể cung cấp các tùy chọn để đồng bộ hóa với các ứng dụng di động và dựa trên web. Chẳng hạn như: Ứng dụng email, lịch và liên hệ.

Ví dụ về máy chủ email

Có nhiều máy chủ thư miễn phí và trả phí khác nhau sử dụng SMTP. Một số ví dụ như sau:

– Microsoft Exchange Server là một nền tảng email, lịch, liên hệ, lập kế hoạch và cộng tác trả phí được triển khai trên hệ điều hành Windows Server.

– OpenSMTPD là một MTA miễn phí được phát triển như một phần của OpenBSD Open-Xchange. Là bộ phần mềm năng suất văn phòng và cộng tác dựa trên web miễn phí với khả năng lên lịch và email.

7. Cách tìm thông tin địa chỉ quản trị máy chủ mail

Nếu bạn đang cố gắng thêm tài khoản vào email của họ, vào một ứng dụng thư khác, họ có thể cần cài đặt máy chủ POP, IMAP hoặc SMTP. Quyền truy cập vào thông tin máy chủ mail khác nhau tùy theo nền tảng.

8. Sử dụng dịch vụ quản trị máy chủ mail

Nếu bạn cảm thấy việc quản trị mail server quá khó khăn, lời khuyên cho bạn nên xem xét sử dụng dịch vụ quản trị máy chủ mail. Với các khoản phí hàng tháng cho đến hàng năm, bạn sẽ được quản lý, lưu trữ và bảo trì máy chủ. Đồng thời, khắc phục mọi vấn đề sự cố xảy ra bất ngờ. Bạn sẽ không thể nào kiểm soát được có điều gì xảy ra với máy chủ mail của mình. Tuy nhiên, cũng không nên lo lắng quá về những sai lầm của bạn về việc chạy riêng cho mình mail server.

Nếu như bạn quyết định sử dụng dịch vụ quản trị máy chủ mail thì không thể nào bỏ qua VNSO. Bạn vẫn cần phải thiết lập DNS cho mail của bạn, sử dụng các cài đặt được bên thứ 3 cho thuê mail server cung cấp.